Bild: DGV/iStock/HT-Pix
Sehr geehrte Damen und Herren,
über die von Ihnen genutzte Clubverwaltungssoftware verarbeiten Sie eine Reihe personenbezogener Daten Ihrer Mitglieder, Spielberechtigten und Gäste, z. B. bei Abfragen von HCPI, der Bestellung von DGV-Ausweisen oder der Übermittlung von Turnierergebnissen. Soweit Datenverarbeitungen dabei unter Nutzung des DGV-Intranets erfolgen, regeln die Aufnahme- und Mitgliedschafsrichtlinien des DGV (AMR) in Ziff. 18 Abs. 2 diese Verarbeitungen im Detail. Um eine datenschutzrechtlich korrekte Verarbeitung der Daten der Golfspielerinnen und Golfspieler, die ja nicht Mitglieder des DGV sind, und für die daher die AMR nicht ohne Weiteres gelten, zu gewährleisten, ist es unbedingt erforderlich, diese Regelung in den Spielrechtsverträgen (betrifft Betreiber) bzw. bei Golfvereinen in einer für die Mitglieder und Gäste geltenden Richtlinie zum Datenschutz in Bezug zu nehmen.
Was ist – falls nicht bereits geschehen - zu tun?
Mit Blick auf die Rechtsform Ihrer Golfanlage ist zu unterscheiden:
a) Ist Ihre Golfanlage nicht in der Rechtsform eines eingetragenen Vereins organisiert (etwa als GmbH, KG o. ä.) und leitet sich ein Spielrecht des Einzelnen auf der Anlage daher – wie üblich – aus einem Spielrechtsvertrag ab, so ist eine Anpassung dieses Vertrages notwendig. Zu vereinbaren ist dort die Anwendung von Ziff. 18 Abs. 2 AMR. Nutzen Sie – falls eine Umsetzung in die Regelwerke in Ihrem Golfclub noch nicht erfolgt sein sollte – hierfür gern die Formulierungshilfe des DGV, die im DGV-Serviceportal (www.golf.de/serviceportal, dort unter Recht & Versicherung, Von A bis Z, unter Buchstabe D, dort Anlage 3a) zum Abruf bereit steht!
b) Für Golfclubs in der Rechtsform eines eingetragenen Vereins – gleich ob gemeinnützig oder nicht – bietet es sich an, die Regelungen zum Datenschutz in einer sog. Vereinsordnung, d. h., einer für alle Vereinsmitglieder verbindlichen, in seiner Wirkung der Satzung vergleichbaren Nebenordnung, zu verankern. Das Muster einer solchen, äußerst kurzen Vereinsordnung, die etwa als Richtlinie zum Datenschutz bezeichnet werden kann, findet sich ebenfalls an vorgenannter Stelle im Serviceportal (dort Anlage 3b).
Wie auch die Formulierungshilfe für Spielrechtsverträge enthält dieses zum einen bereits Beispiele einiger auf Golfanlagen häufig vorkommender und im Einzelfall zu ergänzenden Datenverarbeitungen (z. B. Erhebung der Konto-Nr. zum Bankeinzug), darüber hinaus auch den zwingend aufzunehmenden Verweis auf Ziffer 18 Abs. 2 der AMR des DGV. Hierdurch verankern Sie in rechtlich notwendiger Weise die in Ziffer 18 Abs. 2 AMR enthaltenen Datenschutzregelungen in Ihr eigenes Regelwerk. Der Vorteil einer Verankerung außerhalb Ihrer eigentlichen Satzung besteht in der leichteren Abänderbarkeit sog. Nebenordnungen. Während Änderungen der Satzung z. B. erst mit Eintragung in das Vereinsregister wirksam werden, besteht ein Eintragungserfordernis bei Nebenordnungen nicht. Die Geltung der hier als Richtlinie zum Datenschutz bezeichneten Vereinsordnung muss beschlossen werden. Das zuständige Beschlussorgan ergibt sich dabei aus Ihrer Vereinssatzung (wenn für den Erlass von Vereinsordnungen der Vorstand zuständig ist, ist dieses Organ beispielsweise gerade der Vorstand). Ist in der Satzung des Vereins noch keine Ermächtigungsgrundlage für den Erlass einer solchen Richtlinie (wie aber auch für andere Vereinsordnungen, wie z. B. Spiel-, Platz- und Hausordnung) enthalten, so muss aus formalen Gründen die Vereinssatzung bei nächster Gelegenheit (einmalig) um eine Satzungsregelung zum Erlass einer Ordnung/Richtlinie ergänzt werden. Das Muster einer solchen Ermächtigungsgrundlage findet sich am Ende der im Serviceportal (dort Anlage 3b) abrufbaren Muster-Vereinsordnung (Richtlinie zum Datenschutz).
Neben den Datenverarbeitungen, die über Ziff. 18 Ab. 2 AMR abgedeckt sind und ausschließlich die Nutzung des DGV-Intranets betreffen, werden in Ihrem Golfclub weitere personenbezogene Daten verarbeitet, sei es im Rahmen von Anträgen auf Aufnahme in den Golfclub, bei der Installation einer Webcam auf der Golfanlage oder einer Veröffentlichung von Bildern auf der Clubhomepage.
Für diese und typische weitere Datenverarbeitungen in Golfclubs sowie die damit verbundenen Informations- und Dokumentationspflichten finden Sie an vorgenannter Stelle im DGV-Serviceportal eine Reihe von Musterdokumenten, die mit freundlicher Unterstützung der im Golfmarkt zum Thema Datenschutz beratenden Unternehmen, Munker Privacy Consulting GmbH und equeo CompCor GmbH, überarbeitet worden sind und sich danach auf dem Stand von Oktober 2023 befinden.
